L’Ateneo ha recentemente acquisito ed avviato la piattaforma REF Building per la gestione informatizzata del patrimonio immobiliare di proprietà ed in uso all’Ateneo stesso. La piattaforma prevede una serie di strumenti atti sia al miglioramento operativo della gestione degli spazi utilizzati dalle strutture dell’Ateneo sia alla verifica della corrispondenza con gli standard funzionali dei luoghi di lavoro, unitamente alla possibilità d’elaborare proiezioni finalizzate allo studio di strategie logistiche, alla programmazione degli eventuali conseguenti interventi edilizi e relativi investimenti finanziari. Gli aspetti puramente gestionali variano dalla semplice visione su planimetria delle assegnazioni dei locali, al calcolo delle superfici e dei volumi degli edifici, fino alla ripartizione delle spese di gestione per struttura e/o per edificio.
La gestione informatizzata del patrimonio edilizio, da poco riconosciuta come progetto d’Ateneo per la sua importanza strategica, attraverso lo strumento rappresentato dall’applicativo REF Building, porrà in essere un processo che coinvolgerà le strutture fondamentali e la Direzione Generale integrando le esigenze funzionali ed operative con i compiti istituzionali.
In sintesi le possibilità offerte da questo applicativo, che integra gli elementi grafici di riferimento (planimetrie dei piani degli edifici) con i dati dimensionali dei locali, loro destinazione d’uso ed assegnazione, oltre ai dati patrimoniali degli edifici stessi, sono le seguenti:
- disponibilità immediata delle planimetrie di piano degli edifici dove si utilizzano gli spazi;
- visualizzazione, attraverso opportuni tematismi, delle assegnazioni e delle destinazioni d’uso dei locali e della presenza di personale ivi operante (posto di lavoro);
- possibilità di estrapolare, dal Portale WebMonitor, i dati aggiornati sull’utilizzo degli spazi mediante estrazioni dedicate a fini logistici (es.: utilizzo dei locali, distribuzione del personale) ed a fini gestionali (es.: ripartizione delle spese energetiche e di funzionamento);
- possibilità di presentare richiesta per l’assegnazione di locali;
- possibilità di richiedere interventi per singolo locale o indicare difformità planimetriche dei disegni tecnici rispetto allo stato attuale dei luoghi;
- possibilità di spostamento del personale in riferimento al posto di lavoro assegnato (nell’ambito dei locali assegnati alla struttura).
L’obiettivo della formazione, finalizzata ad un utilizzo consapevole, sinergico e costante nel tempo dell’applicativo, è quello di migliorare e consolidare l’interazione fra i reali utilizzatori degli spazi e la Direzione Generale, consentendo di avere a disposizione una banca dati costantemente aggiornata riguardo all’utilizzo degli spazi, anche grazie al contributo dei loro reali utilizzatori.